5 Gründe, warum ein neuer Firmensitz „Chefsache“ ist

Ich möchte nachfolgend anhand des neuen Gebäudes 4 ½ mehr oder weniger offensichtliche Gründe darlegen, warum der Umzug in ein neues Gebäude in jedem Fall Chefsache sein sollte.

1.) Die Ressourcenplanung

... gehört zu den originären Aufgaben des Managements. Es obliegt ihm, Wachstum zu prognostizieren und durch Spezifikation, Bewertung und Beschaffung entsprechender Produktionsfaktoren Engpässe zu antizipieren. Gebäude sind Produktionsfaktoren. 

Nachdem in 2014 die neuen Erweiterungsflächen (ca. 350qm) im bisherigen Büro innerhalb von 6 Monaten schon wieder voll waren, wurde schnell klar, dass wir am bestehenden Standort an die Grenzen des Wachstums stoßen. Wir hätten hier 150 und dort 200 qm zusätzlich anmieten können. Die Frage „Does it scale?" mussten wir aber verneinen. Also blieb uns nur die Aufstellung und Bewertung von Alternativen. Die Option eines zweiten Standortes im Großraum haben wir nach intensiver Prüfung verworfen. Die internen Reibungsverluste bei räumlich getrennten Teams in unterschiedlichen Hauptstandorten wären einfach zu groß gewesen.

Nach einigen Monaten intensiver Suche wurden wir im Frühjahr 2015 schließlich fündig: ein 6000 qm großes Objekt mit Solitärnutzung für die Paessler AG, dessen Kriterien unseren Anforderungen an einen neuen Standort entsprachen: ausreichend Platz für weitere Expansion, gute Erreichbarkeit, genügend Parkplätze, repräsentativ, flexibles Raumkonzept, etc.

2.) Die Kosten

... für ein neues Gebäude sind hoch, die Verpflichtungen meist langfristig. Jeder kann leicht die Größenordnung für 6.000 qm Bürofläche in der Metropolregion bei einer Mietvertragslaufzeit von 10 Jahren überschlagen. Hinzu kommen nicht unerhebliche Kosten für Ausbau-Sonderwünsche, wenn man sich nicht mit einem einfachen Standard begnügt. Da muss man nicht nur über die entsprechende Budgethoheit verfügen, sondern unbedingt noch mal die Planungen auf deren Tragfähigkeit prüfen. 

3.) Die Konzeption

... der Büros, der Besprechungsräume, der Funktionsräume, der Küche(n), des Bistros, der „Sozialräume" könnte man sicher zu einem Großteil externen Dienstleistern übertragen. Diese kennen aber nicht die spezifischen Anforderungen, Abläufe, Mitarbeiter etc. Aber am wichtigsten: Dienstleister haben, wenn überhaupt, nur einen sehr begrenzten Einblick in eine Firma, ihren Stil und ihre Werte. Sie können nicht wissen, wie Mitarbeiter arbeiten wollen und sollen. Daher war es bei Paessler von Anfang an klar, dass die Konzeption der neuen Flächen Aufgabe der gesamten Führungsmannschaft sein musste. Denn jedes Team arbeitet anders, hat „seine Bedürfnisse", auf die die Nutzung zugeschnitten werden musste und auf Grund der komplett entkernten Immobilie auch noch konnte.

Zudem sind wir überzeugt, dass eine großartige Arbeitsumgebung wichtig für die Arbeitszufriedenheit und damit für den Erfolg der Firma ist.

Dementsprechend ist unser Anspruch an einen Arbeitsplatz sehr hoch. Helle große Büros mit viel Glas statt Gipskartonschachteln, ausreichend Besprechungsräume, Stillarbeitsflächen, Rückzugsmöglichkeiten für die Scrum-Teams etc. Und das schließt natürlich auch das IT-Konzept mit ein. Die Frage, ob 1- oder 10-Gigabit-Datenanbindung war für uns als „Internet-Startup" schnell entschieden (10 Gbit, klar).

Gemäß unseres Culture Decks „bauen wir uns die Firma, für die wir schon immer arbeiten wollten" und legen deshalb ebenso viel Wert auf die weichen Faktoren. Das geht von überdachten Fahrradabstellmöglichleiten über Räume für diverse Sportaktivitäten für die Mitarbeiter bis hin zu Duschen mit Handtuchservice und Waschmaschine. Und wir starten ein Experiment: Wir werden zum ersten Mal in der Firmengeschichte eine eigene Mitarbeiterkantine haben! 

4.) Die Motivation

... des Projektteams ist nicht in allen Phasen gleich. Nach der anfänglichen Euphorie sind Ernüchterung, Enttäuschung, Frust und natürlich Stress mögliche Gemütszustände der im Projekt tätigen Mitarbeiter.

Mehrdimensional stressinduzierende Faktoren dürfen nicht unterschätzt werden! Die Projekt-Mitarbeiter wollen sowohl ihrem eigenem hohen Anspruch gerecht werden als auch der Erwartungshaltung der Kollegen. Schnell kommt man in das Spannungsfeld mit dem Vermieter, dem leitenden Architekten, den unvermeidlichen großen und kleinen Unfällen am Bau. Zu allem Überfluss steigen oft noch die in der Planungsphase nicht bekannten oder berücksichtigten Kosten.

Es ist eine klassische Führungsaufgabe die richtigen Mitarbeiter für solch ein Projekt auszuwählen und diese dann nicht alleine zu lassen, sondern in den verschiedenen Phasen des Projektes unterschiedlich zu unterstützen. Gegebenenfalls müssen zusätzliche Ressourcen (weitere Mitarbeiter, die IT-Abteilung, externe Fachleute) aktiviert werden, um das Projekt für alle zum Erfolg zu führen. 

5.) You have the right ...

... to party! Irgendwann ist das neue Büro fertig, der Umzug hat auch geklappt, alles ist auf die neue Adresse umgestellt, die Behörden sind informiert. Auch wenn der letzte Karton noch nicht ausgepackt ist und nicht jedes Bild an der Wand hängt, sollte die Housewarming-Party unbedingt frühzeitig geplant werden. Kaum versieht man sich's und schon ist man ein Jahr im Gebäude. Eine Einweihungsfeier fühlt sich dann auch komisch an.
Mitarbeiter und Management haben sich solch eine Party verdient. Wir haben natürlich auch Kunden und Geschäftspartner eingeladen um mit diesen gemeinsam den bisherigen Erfolg zu feiern und auf den zukünftigen anzustoßen. Ein neues Gebäude ist repräsentativ für ein Unternehmen und spiegelt in vielen Details das Wachstum sowie die Werte der Zusammenarbeit wider – und dies gemeinsam zu feiern ist ein angemessener Start in das folgende neue Kapitel der Unternehmensgeschichte.